[病案室部分病案服务外包]采购项目市场调查公告

 

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各供应商：

 

我院病案室部分病案服务外包项目现进入市场调查阶段，欢迎符合资格条件的供应商前来报名参与。我院将根据市场调查的结果，邀请符合我院需求的供应商进行院内邀请谈判会,具体时间另行通知。本项目不属于政府采购类。

一、采购项目概况

1、项目名称：病案室部分病案服务外包

2、项目编号：FSZYYHQCG2022021801

3、项目预算金额：28万元。

4、用户需求：详见附件1（*供应商必须响应用户需求书全部内容）

二、供应商资格要求

1、供应商必须具有独立法人资格，能独立承担民事责任和合同义务。

2、供应商必须具有有效的中华人民共和国企业法人营业执照，执照中必须具有本项目的经营范围。

3、具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。

4、供应商须具备履行合同的设备和专业技术能力。

5、供应商须未被列入“信用中国”网站(www.creditchina.gov.cn)以下任何记录名单之一：①失信被执行人；②重大税收违法案件当事人名单；③政府采购严重违法失信行为。

6、供应商应遵纪守法、诚信经营，近三年内（自本公告发布之日起往前推三年）无违规违法行为或采购活动中无不良记录。

7、本项目不接受联合体参与。

三、网上公告时间及报名时提交的文件要求

1、 公告时间：即日起至2022年3月14日17:00止。

2、报名时需提交的文件（A4纸，双面打印并按照以下顺序装订完整并每页加盖公章）：

（1）报名资料封面（格式见附件2）。

（2）报名文件目录（格式见附件3）。

（3）企业法人营业执照（副本）复印件。营业执照经营范围如注明“具体经营项目请登录商事主体信息公示平台查询”的，须打印商事主体信息公示平台查询页。

（4）税务登记证书（国、地税）复印件。

（5）组织机构代码证复印件。

（6）如已办理营业执照、税务登记证、组织机构代码证三证合一的企业，请提交加载法人和统一社会信用代码的营业执照复印件。

（7）自行登录“信用中国”网站(www.creditchina.gov.cn)，下载并打印《信用信息报告》（下载日期应在本公告发布日期之后）。

（8）参与人如为法人代表，须提交供应商法人代表证明书（格式见附件4）法人代表第二代居民身份证复印件（原件备核）。参与人如为授权代理人，须提交供应商法人代表证明书及法人代表第二代居民身份证复印件、法人授权书（格式见附件5）、授权代理人第二代居民身份证复印件（原件备核）及授权代理人近三个月社保缴费证明。

（9）提供遵纪守法、诚信经营、近三年内（自论证公告发布之日起往前推三年）无违规违法行为或采购活动中无不良记录的承诺书。（格式见附件6）。

（10）如有则提交2019年1月1日（以合同签订时间为准）至今的同类业绩（指拟供产品的用户名单，格式见附件7），作为评审依据。（注：①供应商最多提供5份完整的合同复印件作为证明材料即可，其他业绩合同备查。②提供上述业绩的验收报告或用户满意度评价）。

（11）如有则提供【病历复印在线预约系统】的《安全漏洞检测报告》复印件。

（12）如有请提供反映供应商近3年承建的病案数字化项目中参与了三级医院电子病历分级评审的资料（提供有效的证明材料）。

（13）提交详细的《服务工作方案书》需包含但不限于服务方案、拟投入本项目的人员力量、应急预案和处理措施等（一式叁份加盖公章），随谈判会当日自行携带入场提交。

 

备注：

1、供应商提交的材料必须真实可靠，如经核实为虚假材料的，将取消其报名资格并列入医院供应商诚信黑名单。

2、请供应商按照上述第三点第2条要求，提交纸质资料（一式一份），所提交的文件资料必须在有效期内，复印件需清晰并加盖公章，否则将会被取消资格。

3、供应商不得串通围标，如发现有串通围标行为将取消其参与项目资格并列入医院供应商诚信黑名单。（串通定义见《政府采购法实施条例》第七十四条,中华人民共和国财政部令第87号--政府采购货物和服务招标投标管理办法第三十七条）。

四、报名交资料时间

即日起至2022年3月14日17:00截止。

五、联系方式

1、采购人：佛山市中医院

2、地 址：佛山市禅城区亲仁路6号自编10号楼二楼采购办公室

3、联系电话：(0757)83067029传真：(0757)83067026

4、电子邮箱：fs3921@163.com

5、联系人：罗先生

 

佛山市中医院

2022年3月8日

 

附件1：

[病案室部分病案服务外包]

项目用户需求书

一、项目概述：

去年我院的出院人数约为7万人次，为了节省病案管理成本，我院拟将部分病案服务进行外包，将选取一家专业的服务供应商负责管理，我院在复印窗口安装高清摄像头，监控复印窗口。

复印费用由供应商收取（标准按我院现有标准执行），供应商需提供一套包括病案复印、病案回收及库房管理、病案终末质控、病案室信息化管理的系统软件，并负责日常病案装订上架、病案复印、病历回收、库房管理等工作，服务过程中涉及的相关设备及耗材、人员等均由供应商负责（病历袋除外）；供应商派驻的现场工作人员必须接受我院在病案管理上的监管，签订保密协议；服务期限为2年。

二、 技术要求

（一）病案室信息管理系统软件一套

1、医院拥有项目提供管理软件永久使用权。

2、供应商提供软件需与我院现有应用系统的接口，如广东省病案管理系统、我院现有的电子病历或HIS系统等，保证系统之间准确衔接，实现数据共享。其中与广东省病案管理系统的接口由供应商负责；供应商需提供其系统的接口以供其它系统调用，其它系统的修改由我院负责。

3、病案打印：代替完成现有的病案复印工作，并完成复印记录，包括复印日期、复印目的、复印人、复印内容等项目，有关身份证明等材料通过数字化图像保存在数据库中备查。还可以提供远程病案复印管理功能。

4、日志管理：对所有查询、借阅、打印要有详细记录，包括：查询时间、用户名，查询计算机IP和名称、查询病案号等。

5、提供基于具有二维码扫描功能手机的病案回收服务。

（1）病案回收人员在病案室电脑上下载需要回收的病案数据，下病区扫描病案首页条形码登记回收的病案号，用病案回收人员自带的微型打印机打印病案回收回执给病区，病案回收完成后将手机上的离线信息上传到服务器。

（2）在病案室扫描病案首页条形码后打印出包含病案号、病人姓名、出院日期的不干胶小标签用于粘贴到病案封面上，病案回收情况可以在网站上实时查询。

（3）支持节假日设置功能。

（4） 支持病案补单录入功能。

6、病案复印功能：代替完成现有的病案复印工作，并完成复印记录，包括复印日期、复印目的、复印人、复印内容等项目登记，有关身份证明等材料通过数字化图像保存在数据库中备查。如果该份病历已经复印过的，系统需要给予提示。

7、提供病历复印的网上预约及复印件快递功能（需提供公众号功能及后台管理系统功能）。

（1）公众号功能：通过微信公众号进行网上预约。

（2）需要提供预约帮助，预约帮助需要提供具体的流程。需要提供常用预约问题汇总及解答。支持多家医院的预约。支持本人预约，代理预约。申请复印病历需申请人手持身份证拍照上传。支持微信支付。支持快递或自取。需要支持查看预约列表，查看支付状态，预约状态，支付金额，是否有快递，预约时间。系统需要支持物流查询功能。系统菜单【预约、预约问题、预约帮助，我的申请等】。

（3）后台管理系统功能要求：预约列表查询：查询条件【手机号，订单状态】。预约订单审核：预约申请需管理员审核通过才能进行下一个流程。支持通过发送短信的方式提示申请人，通知内容包括费用、取件地址等。支持物流信息查询功能。支持报表统计功能，统计每日、及每月报表数据。报表支持excel报表导出。

8、提供示踪系统：病案回收后，要能够追踪病案的状态信息，状态信息可自定义。提供病案从回收到装箱全流程示踪软件系统。

9、提供预约复印登记系统：为方便医护人员对已托管病历调阅需求，供应商需提供基于微信公众号的病案原件及病案电子版调阅的预约登记系统，我院通过该系统提出病案原件调阅需求以及电子版病案制作需求，供应商通过该系统回复我院的要求，我院也可以通过该系统查阅相关需求的办理情况，相关信息同时以短信的方式发送给我院指定的手机。

10、提供病案仓储管理系统：需提供病案仓储管理系统，通过住院号、出院日期查到箱号，通过箱号可查询货架号，通过货架号查询仓库名称、楼名、楼层。

11、供应商需提供病案终末形式质控功能。质控内容包括大项目缺项等，最终模板由我院提供，供应商将质控内容维护进系统。回收人员在供应商提供的终末病案形式质控管理系统里记录病历存在的问题，回收人员质控完成回传质控结果后，我院病案室可以查询质控结果。

12、供应商可根据我院的具体需求对系统进行客户化、个性化，以满足我院的实际需求。

（二）病案复印外包服务：

1、供应商在正常工作日提供病案复印外包服务。

2、病案复印人员不少于3人，不得出现迟到、早退、旷工情况。

3、请假离职等情况应提前报备且安排人员顶替。

4、复印人员接受基础培训后方可上岗，工作期间服从我院管理，定期接受我院培训。

5、复印价格按我院现有标准执行（如服务期内有调整的，则按最新规定执行）。与复印有关的人员、设备、耗材等由供应商自行负责。

6、病案复印内容的盖章由我院病案室负责。

7、与复印有关的发票由供应商负责，提供电子发票。

8、提供病历复印的网上预约及复印件快递功能，后台管理系统功能要求：

（1）预约列表查询：查询条件【手机号，订单状态】。

（2）预约订单审核：预约申请需管理员审核通过才能进行下一个流程。

（3）支持通过发送短信的方式提示申请人，通知内容包括费用、取件地址等。

（4）支持物流信息查询功能。

（三）病历回收外包服务

1、供应商应安排足够的人员在周一至周六下病区回收病历。

2、病案回收人员不少于1人，不得出现迟到、早退、旷工情况。

3、相关的设备及耗材（包括但不限于回收手机、扫码枪、条码机等）由供应商提供，但回收用小车由我院提供。

（四）病案室库房管理外包服务

1、确定成交之日起两周内熟悉现有的病案管理系统归档模块。

2、供应商派专人承担病案借阅、装订、上架工作。掌握实时病例流向。病历的排序及整理由我院负责。

3、除病历袋外，相关的设备及耗材由供应商提供。

（五）其他要求

1、保密要求

（1）供应商须以协议的方式约定保密责任，遵守相关保密制度；泄密的责任在供应商的，由供应商承担相应的责任。

（2）本项目所有涉及到病案资料及其复印件的所有权归属我院；在项目结束时都必须完整移交。

（3）参与项目实施的人员不得有违法犯罪记录，不得采用临时聘用人员。

2、数据备份：经验收合格的完整数据应及时进行备份。

（1）备份方式：为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份。备份包括保存在硬盘介质里的数据库的备份文件、以文件夹形式保存的自然文件以及保存在磁带介质里的数据库的备份文件、以文件夹形式保存的自然文件。

（2）数据检验：备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

（3）备份标签：数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。

三、商务要求

附件2：

 

 

佛山市中医院后勤管理科采购项目

报名文件

 

 

 

项目名称：

项目编号：

 

 

 

 

 

 

供应商名称（加盖公章）：               

联系人姓名：

联系电话（手机）：             座机：         

E-mail：

日      期：     年     月     日

附件3

报名文件目录

 

序号	投标资料		页码	审核情况（√）	备注
1	三证合一的营业执照复印件
	或	企业法人营业执照（副本）复印件
		税务登记证书（国、地税）复印件
		组织机构代码证复印件
2	商事主体信息公示平台查询页（营业执照经营范围如注明“具体经营项目请登录商事主体信息公示平台查询”）
3	《信用信息报告》
4	法人代表证明书
5	法人代表第二代居民身份证复印件
6	法人授权书
7	授权代理人第二代居民身份证复印件
8	授权代理人近三个月社保缴费证明
9	提供遵纪守法、诚信经营、近三年内（自论证公告发布之日起往前推三年）无违规违法行为或采购活动中无不良记录的承诺书。（格式见附件6）。
10	如有则提交2019年1月1日（以合同签订时间为准）至今的同类业绩（格式见附件7），作为评审依据。（注：①供应商最多提供5份完整的合同复印件作为证明材料即可，其他业绩合同备查。②提供上述业绩的验收报告或用户满意度评价）。
11	如有则提供【病历复印在线预约系统】的《安全漏洞检测报告》复印件。
12	如有则提供反映供应商近3年承建的病案数字化项目中参与了三级医院电子病历分级评审的资料（提供有效的证明材料）。
13	提交详细的《服务工作方案书》需包含但不限于服务方案、拟投入本项目的人员力量、应急预案和处理措施等（一式叁份加盖公章），随谈判会当日自行携带入场提交。

附件4：

法定代表人资格证明书

 

佛山市中医院：

同志，现任我单位职务，联系手机：            ，为法定代表人，代表我单位参与贵单位以下项目的采购活动，特此证明。

项目名称：

项目编号：

 

 

法定代表人（亲笔签名或签章）：                

签发日期：年月日      单位名称（加盖公章）：

 

法定代表人身份证 复印件正面粘贴处

法定代表人身份证 复印件反面粘贴处

 

说明：

1.法定代表人为企业事业单位、国家机关、社会团体的主要行政负责人。

2.须提供第二代居民身份证双面复印件，并加盖供应商公章。

 

 

附件5：

法人授权书

佛山市中医院：

我单位特授权委任(姓名)现职员工，作为我方代表，参与贵方的采购项目，对该代表人所提供、签署的一切文书均视为符合我方的合法利益和真实意愿，我方愿为其行为承担全部责任。

项目名称：

项目编号：

有效期限：自本单位盖章之日起生效。

 

供应商名称（加盖公章）：                     

法定代表人（亲笔签名或签章）：                

授权代理人（亲笔签名）：               ，联系手机电话：             

授权生效日期：年月日

 

授权代理人身份证 复印件正面粘贴处

授权代理人身份证 复印件反面粘贴处

说明：1.本授权书内容不得擅自修改。

2.须提供第二代居民身份证双面复印件，并加盖投标人公章。

3.内容必须填写真实、清楚、涂改无效，不得转让、买卖。

 

 

附件6：

承诺书

 

我公司在参加本次采购项目活动中，作出如下承诺：

一、参加本次采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。

二、未挂靠、借用资质进行投标等违法违规行为。

三、提供的相关文件均真实、有效。

若发现我方存在上述问题，愿参照政府采购相关规定接受处罚并列入医院供应商诚信黑名单。

 

 

  供应商名称（加盖盖章）：

                                         日期：

 

 

 

 

附件7：

拟提供的业绩

 

供应商名称（加盖公章）：                                 

授权代理人签字：                        

日      期：     年月日

 

注：

1、同类业绩需附完整的合同复印件作为证明材料。

2、供应商未按上表和要求填报的，视为2019年1月1日起至今无用户。

 

附件8：

报价书

 

序号	名称	数量	单价 （万元/年）	合计（万元）
1	病案室部分病案服务外包	2年
合计大写：人民币               元整
备注： 1、本项目预算金额：28万元。超出预算的报价为无效报价。 2、必须满足并响应本采购项目《用户需求书》的全部内容。 3、请严格按照本报价书格式报价，更改序号、货物名称、单位、规格的报价书为无效报价。 4、本报价书纸质版随论证（谈判）会当日自行携带入场提交。 5、人民币大写字：壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整（正）

 

 

　　　　　　　　　　　　 报价单位：（盖章）

年　 月　 日

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